普通发票怎么开？手把手教你避坑，别再被财务说这不行！

客户催着要发票,你打开开票系统却一脸懵——填这个金额对不对？税号写错了会不会作废？项目名称随便写行不行？尤其是刚创业的小老板、自由职业者，或者公司里临时被安排开票的行政同事，面对“普通发票怎么开”这个问题，真的很容易踩雷。

别急,今天我就用最接地气的大白话，把“普通发票开具”的全流程给你掰扯清楚，这不是什么税务教程，而是我作为执业十几年的律师，在处理上百起涉税纠纷后，总结出的一套“防翻车实操指南”。

先搞明白：什么是“普通发票”？

很多人一听“普通”，就觉得它不重要，错！普通发票虽然不像增值税专用发票能抵扣进项税，但它同样是国家认可的合法凭证，是交易的“法律身份证”，餐饮、住宿、日常办公采购、服务费结算……大多数小额交易都靠它。

常见的有纸质普票和电子普票两种,现在90%以上的业务都推荐开电子普通发票，方便保存、不怕丢失，客户扫码就能收到。

第一步：确认开票资格

你是企业还是个体户？只要有营业执照，并在税务局完成税种核定和发票领用手续，就可以申请开票，如果你是个体户或小规模纳税人，年收入没超500万，通常适用3%征收率（2023年起阶段性减按1%），现在还能享受季度30万元以下免征增值税政策。

第二步：登录开票系统

一般用“增值税发票管理系统”（俗称“金税盘”或“税控盘”），现在越来越多地方推广“税务UKey”，免费申领，操作更简单，登录后选择“开具发票”→“增值税普通发票”。

第三步：填写关键信息（重点来了！）

第四步：打印或发送电子发票

纸质发票要打印出来盖章（电子章也有效）；电子发票直接推送到客户邮箱或短信，记得提醒客户查收。

❌ “客户不要发票，我就不用开了？”
→ 错！只要发生了应税行为，就必须依法申报收入，不开票≠不纳税，隐瞒收入一旦被查，轻则补税罚款，重则涉嫌逃税。

❌ “我把‘餐饮服务’开成‘会议费’，方便对方报销？”
→ 危险！这属于“变名开票”，属于虚开发票的一种，严重可能触犯《刑法》第205条。

❌ “我自己用微信收的钱，不开票没人知道。”
→ 现在税务大数据太强大了，银行流水、平台交易、发票记录全联网，你以为的“小动作”，早就进了风控名单。

我曾经代理过一个案子：杭州一家小公司给客户开了一张5万元的“办公用品”普票，客户拿去报销了，结果三年后税务稽查上门，发现这笔支出没有明细清单，也无法证明真实用途，最终认定为“不合规票据”，不仅不让税前扣除，还对企业追缴企业所得税+滞纳金，老板个人也被约谈。

更惨的是,审计机构认为内控存在漏洞，影响了公司融资估值，最后老板跟我说：“早知道当时花十分钟拆成‘签字笔200支’‘文件夹50个’，也不至于吃这么大亏。”

你看,一张发票，背后是真金白银的风险。

《中华人民共和国发票管理办法》第十九条：销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票。
《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》（2017年第16号）：自2017年7月1日起，购买方为企业时，索取增值税普通发票须提供纳税人识别号或统一社会信用代码。
《发票管理办法实施细则》第二十六条：开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。