1. 怎 样 编 写 干 部人 事 档 案 号? 档案编号(怎样编制检索工具) 编写干部人事档案号和编制检索工具的方法,目前尚未制定统一的标准,各个干部人事档案 管理部门一般根椐自己保管档案的数量,从实际情况出发,并采用自己所掌握的检索知识或习惯 做法,编写档案号和编制检索工具。由于干部人事档案卷名是以干部姓名为特征编写的,所以, 多数单位是以干部姓氏笔划作为编写档案号和编制检索工具的线索。 干部人事档案编号方法 (1)笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名(即干部姓名)的笔形取角编号的方法(如四角号码和类似四角号码法),这种编号具有简便、易学、编号效率高、误差少,档案存放集中、稳定等优点。检索方法比较科学、只要掌握了取笔形编号的基本规则,就能运用自如。 (2)姓氏笔划编号法。姓氏笔划编号法,首先按照姓氏分类,然后再按姓名的笔划多少为序进行编号的方法。这种方法的优点是:简单、易学,档案存放位置固定,不易错号。但是由于姓氏的不均衡,易出现有的号过多,有的号过少,档案存放不整齐、头绪多,编号、检索慢等问题。 (3)汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语“音序检字法”的原理,按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学,只要熟悉掌握了汉语拼音方法,编号和使用都很简便。缺点是:如拼音不熟练或不准,易出差错。 此外,还有的单位采用“单位编号法”、“职务(职称)编号法”、按干部调进时间顺序“大流水排列编号法”,等等。但这些编号方法都不同程度地存在档案存放位置不固定或检索费事、效率不高以及需要经常调整档案柜等弊病。档案数量多的单位不宜采用这几种方法编号。 2、 怎 样 编 制 检 索 工 具? 编制检索工具,是在编写档案号的基础上,建立一种容易操作的手段。 编制检索工具的方法 常用的检索工具有: (1)检索卡片。通常叫:“干部现职卡片”或“干部卡片”。检索卡片编号与档案卷名(干部姓名)、编号一致。卡片按号码大小顺序排列,用卡片盒或卡片柜存放。检索速率很快,有超越计算机之说。同时,还能提供干部的简单情况。(“干部人事档案检索卡片”样式见下图) (2)检索表。亦称档案底账。即按照档案卷名(干部姓名)和档案编号登记在印制好的表格上,将表装订成册。查询时按编写档案号或存放档案的办法检索。这种方法不太灵活,速率慢。常要调整,对保管档案少的单位比较适用。 (3)建立计算机数据库 。将档案卷名(干部姓名)、档案号、干部的自然项目及档案的收入、转出等情况输入计算机。查询时,可通过计算机检索。这种方法比较准确、简便。管理档案多的单位,采用这种现代化的手段,会收到最佳的效果。